법인을 설립하고 사업이 잘 되어 돈이 들어오기 시작하면, 흔히 “이 돈은 다 내 돈”이라고 착각하기 쉽습니다. 그러나 실제로는 회사 자금과 대표 개인의 자금은 엄연히 구분되어야 하며, 그 관리 또한 생각보다 훨씬 어렵습니다.
사업을 하다 보면 예상치 못한 상황에서 급하게 돈을 써야 할 일이 자주 생깁니다. 회의비, 대외 접대, 거래처와의 업무 추진비 등 다양한 지출이 발생하고, 이 과정에서 증빙을 제대로 챙기지 못하는 경우도 많습니다. 그런데 중요한 점은, 증빙 없이 지출된 회사 자금은 가지급금(Suspene Payments)으로 처리된다는 것입니다.
목 차
1. 가지금금(Suspense Payments) 이란?
가지급금’은 회계상 임시로 지출되었으나 사용처나 정산 내역이 확정되지 않은 자금을 의미합니다.
2. 가지급금, 왜 위험한가?
가지급금은 일시적으로는 괜찮아 보이지만, 시간이 지나도 정산되지 않으면 아래와 같은 심각한 세무 리스크로 이어질 수 있습니다.
# 세법상 비용 불인정: 증빙이 없으면 그 지출은 법인의 손비로 인정받지 못해 법인세 부담이 증가합니다.
# 대표자의 소득 간주: 사용처가 불분명하면, 국세청은 해당 자금을 대표이사의 사적 소비로 간주하고, 이에 대해 소득세를 부과할 수 있습니다.
→ ‘업무무관 가지급금에 대한 인정이자’까지 계산되어, 불필요한 세금까지 부담하게 됩니다.
#장기 미정산 시, 기업 가치 하락 : 가지급금은 외부에서 볼 때 ‘회사가 대표에게 빌려준 돈’으로 인식되어, 재무제표 상 위험 요인으로 작용하며, M&A, 투자 유치, 대출 심사 시 감점 요인이 됩니다.
3. 증빙은 ‘필수'
회삿돈이 나가는 순간부터, 지출 내역에 대한 세금계산서, 현금영수증, 카드 전표, 계약서, 지출결의서 등의 증빙을 반드시 확보해야 합니다. 특히 법인카드나 법인 계좌를 통해 이체한 경우에도, 용처가 불분명하면 무조건 가지급금 처리가 되므로 안심할 수 없습니다.
4.만약, 증빙이 없어진 상황이라면?
그렇다면 이미 지출이 되었고, 증빙이 없는 경우엔 어떻게 해야 할까요? 아래와 같은 대응 방안을 확인 할 수 있습니다.
1️⃣ 대표이사의 급여나 상여금으로 처리
가장 현실적인 방법은 해당 지출을 대표의 급여 또는 상여금으로 회계 처리하는 것입니다. 이렇게 하면 법인의 손비로 인정받을 수 있지만, 대표는 소득세를 부담해야 합니다. 하지만, 세무 리스크(부가세나 법인세 추징)를 방지한다는 점에서 선택할 가치가 있습니다. 단, 급여 인상으로 처리 할 경우, 4대 보험료 부담도 함께 증가할 수 있습니다.
2️⃣ 사후 증빙 확보 시도
지출 상대방에게 연락해 세금계산서나 영수증을 요청하거나, **업무 관련 증빙(이메일, 문자, 회의록 등)**을 확보해 간접 증빙 자료로 활용할 수 있습니다. 예: “출장 중 회의에 사용된 비용”이라면, 일정표, 회의 참석자 명단, 사진 등도 보조 증빙이 될 수 있습니다.
3️⃣ 지출결의서를 통해 내부 문서 정비
회계 담당자와 함께 지출결의서, 비용 사용 내역서를 작성하고, 내부적으로 승인을 받아 기록을 남기는 것도 도움이 됩니다. 단, 이 방법만으로는 세무상 완전한 방어 수단은 아니므로 보조적 수단으로만 활용해야 합니다.
4️⃣잡손실(Miscellaneous Loss) 계정으로 처리
회계상 불가피한 비용 손실로 간주하여 잡손실 계정으로 반영하는 방법입니다. 법인의 비용으로 인정받을 수 있지만, 비용 인정 한도가 정해져 있으며, 일정 금액을 초과하면 국세청에서 문제 삼을 가능성이 큽니다.
추천 상황: 소액 지출에 대한 증빙이 없는 경우, 한시적으로 사용하는 방법. 주의사항: 너무 자주 사용하면 세무 리스크가 증가할 수 있습니다.
5️⃣ 업무 관련 대여금(Loan to Director)으로 처리 후 정산
증빙이 없는 지출을 대표이사가 회사에서 빌린 대여금(Loan)으로 처리하는 방법입니다. 이후 대표가 추후 정산하거나 배당금에서 차감하는 방식으로 회계 처리를 할 수 있습니다.
주의사항: 법인에서 대표에게 대여한 금액이 과도하면, 비정상적인 자금 흐름으로 간주될 위험이 있습니다. 대여금이 장기간 미정산될 경우, 세무당국이 대표의 개인 소득으로 판단하고 추가 과세할 가능성이 있습니다.
7️⃣ 법인 비용 정리가 어려운 경우, 배당금으로 전환
증빙이 부족한 지출을 대표의 배당금으로 전환하여 지급하는 방법입니다. 법인이 지급하는 배당금은 주주총회 승인을 거쳐야 하며, 소득세(배당소득세) 부담이 발생할 수 있습니다.
추천 상황: 대표이사가 법인에서 배당을 받을 계획이 있는 경우. 급여 인상보다는 배당 방식이 세금적으로 유리할 때(법인세율과 소득세율 비교 필요).
5. 결론
회사의 자금을 지출할 때는 ‘지출 그 자체’보다도 ‘증빙을 어떻게 챙겼는가’가 더 중요합니다. 증빙 없는 지출은 결국 가지급금이라는 부채로 남아 기업에 부담이 되고, 대표 개인에게는 예기치 않은 세금 리스크로 되돌아올 수 있습니다. 사업을 지키기 위해선 돈을 아끼는 것보다 지출의 ‘형태’를 관리하는 것이 훨씬 더 중요합니다. 사전에 증빙을 챙기고, 사후엔 대응 전략을 마련하는 것 — 이 두 가지가 자금 유출 관리의 핵심입니다.