아웃룩 @ 멘션 설정 및 사용 방법

 

 

 

가장 효과적인 메일을 쓰는 방법은 무엇일까? 이제 번거로운 이메일 주소 입력은 그만, “@멘션”을 사용한 태그를 통해 좀 더 빠르고, 정확하게 원하는 메시지를 작성할 수 있습니다.

 

이 기능은 이미 윈도 및 맥 용 Office 365에서 outlook 2016부터 제공되었지만, 이를 사용하는 사람은 극히 드문 것으로 알고 있습니다. 제 주변만 봐도, 회사 동료, 거래처 등 이 기능을 사용하는 사람은 손에 꼽을 정도입니다. 이 기능을 통한다면, 여러 명의 사람에게 각자 다른 업무 지시를 할 경우보다 정확하고 직관적으로 메시지를 전달할 수 있습니다.

 

수신자 (멘션을 받은 사람) 또한 본인의 이름이 읽기 창에서 파란색으로 강조 표시가 되기 때문에, 본인이 특정한 업무 지시를 받았다는 것을 쉽게 파악할 수 있을 것입니다. 그러므로, @의 사용은 메일 작성자와 수신자 모두에게 보다 확실한 메시지 전달 방법 일 것입니다.

 

 

 

@멘션 설정

아웃룩 본문에서 “@” 입력 한 후 수신인을 입력했음에 불구하고, 이 기능을 사용할 수 없다면, 아래의 절차를 통해, 설정을 변경하여야 합니다.

1. 파일 > 옵션 > 메일을 선택 합니다.

2. 메세지 보내기 맨 아래에 있는  Suggest names to mention 선택합니다.

@ 멘션 설정 방법

@멘션 사용

아웃룩 본문에서 @ 기호와 함께 수신인의 이름을 차례로 입력 하면 됩니다. 이렇게 하면, 본문에서 수신인의 이름이 강조가 될 뿐만 아니라, 자동으로 이메일 주소가 입력 되게 되어 번거롭게 다시 한번 메일 주소를 입력하지 않아도 됩니다.

 

멘션 기능에 입력되는 전체 이름과 성이 너무 길 경우 (특히 영어 이름), 선호되는 이름으로 수정이 가능합니다. 또한 이 기능은 현재 회사 동료뿐만 아니라, 아웃룩을 사용하는 거래처, 지인 및 지메일(Gmail), 야휴(Yahoo) 메일을 주소에도 적용할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

나를 언급한 메세지 검색

멘션 기능을 사용하여 메일을 보내거나 받게 되면, 메일의 우측에 파란색의 @이 표시가 되어, 멘션 기능이 사용 되었다는것을 쉽게 확인 할 수 있습니다. 이 메일만 따로 분류 하여 확인 할 수 있습니다. 보통 메일의 분류는 “모든 메일”을 받은 날짜 순으로 정렬이 되어 있을 것입니다.

 

이 정렬의 기준을 “모든 메일”에서 “언급된 메일”로 설정을 하게 되면, 언급한 이메일만 분류되는 것을 확인할 수 있습니다. 개인적으로 저는 이를 활용하여, 중요하게 처리해야 할 일을 작성한 후, 나에게 메일을 보내면서 이 멘션 기능을 활용하여, 늦지 않게 업무를 처리하고 있습니다.

 

 

스마트한 아웃룩 사용하시기 바랍니다.